1. Laminovanie (laminovanie)
Čo je laminovanie?
Laminovanie (tiež nazývané laminovanie) zahŕňa umiestňovanie dokumentov do laminujúceho filmu a potom pomocou laminátora na zahriatie a ich stlačenie k sebe, „utesnenie“ papiera vo filme. Táto metóda je vodotesná, vrások - dôkaz a roztrhanie - odolné.
Vhodné typy dokumentov:
Certifikáty, ocenenia
Karty zamestnancov, pracovné povolenia
Ponuky, školiace materiály
Výhody:
Vodotesné, fain - odolné a záhyby - odolné
Silnejší, rafinovanejší vzhľad
Nízke náklady a ľahko použiteľné
2. Zložky súborov a organizátori súborov
Existuje veľa typov priečinkov súborov:
Dva - krúžkové spojivá / tri - krúžkové spojivá
Vrecká na zips
Vložte organizátorom súborov
Vhodné typy dokumentov:
Správy, zmluvy, pravidlá a predpisy
Projektové materiály, zápisnice z stretnutí
Všetky typy papierových dokumentov A4
Výhody:
Vymazať klasifikáciu a ľahké podanie
Opakovane použiteľný
Cenovo dostupné náklady a rôzne štýly
3. Elektronické skenovanie a zálohovanie
Popis metódy:
Použite skener alebo fotoaparát na prevod papierových dokumentov na elektronické verzie a uložte ich do cloudovej služby, jednotky USB alebo spoločnosti Server. Odporúčaná kombinácia:
Dvojitý papier a elektronické skladovanie
Šifrované komprimované súbory, ovládanie prístupu
Výhody:
Zabraňuje stratám a poškodeniu
Ľahko nájsť a zdieľať
Šetrenie papierového priestoru
4. Vodotesné vrecká na súbory/ohnivé vrecká
Vhodný pre:
Na cestách je dôležité dôležité dokumenty
Ukladanie dlhých - termínované dokumenty
Výhody:
Vodotesný a ohnivý materiál
Silné tesnenie zipsu
Niektoré s kombinovanými zámkami pre pridanú bezpečnosť
5. Zoškané vrecká na súbory/boxy
Použitie:
Vhodný na ukladanie ťažkých alebo viacerých - kategorizovaných dokumentov, ako sú zmluvy, klientske dokumenty a personálne súbory.
Vlastnosti:
Veľká kapacita
Môže byť označený a kategorizovaný
Rôzne materiály: papier, plast, oxfordská tkanina atď.
6. skartovanie dôverných dokumentov
Okrem ochrany dokumentov je tiež dôležité naučiť sa ich bezpečne zničiť. Dokumenty o dôverných alebo súkromných spoločnostiach by sa nemali neopatrne vyradiť; Mali by byť skartované.